En esta nota se explicará de forma resumida y práctica aquellas cuestiones estratégicas que deben adoptarse con gran importancia al momento de impulsar un programa de mejora continua en organizaciones que consideren necesario transitar un camino de excelencia.
La excelencia se logra con el tiempo, transitando un camino con constancia, determinación y disciplina principalmente. A continuación se mencionan conceptos básicos y útiles que direccionarán cualquier iniciativa o programa de mejora continua:
1- Cualquier iniciativa de mejora o proyecto debe ser considerada en el plan estratégico anual, por lo tanto es clave el aval de la dirección y gerencia antes de impulsar un determinado proyecto.
2- Los proyectos e iniciativas de mejora pueden surgir y de hecho es importante que surjan de las áreas operativas y de los mandos medios, porque son los niveles organizacionales que se enfrentan día a día con los problemas operativos y por lo tanto los conocen con detalle. Igualmente dichas iniciativas deben elevarse a la dirección para que sean evaluadas y consideradas dentro del plan estratégico anual y sigan su curso.
3- Los recursos en una empresa son limitados, fundamentalmente el tiempo, el personal y el dinero, por lo tanto deberán definirse los criterios que se usarán para priorizar aquellos proyectos del total de la cartera que se ejecutarán durante el año. Deben priorizarse aquellos proyectos que tengan un alto impacto en los resultados del negocio en sus diferentes áreas (finanzas, operaciones, mantenimiento, SSMA, calidad, etc), que generen resultados rápidos y al menor costo posible.
4- La dirección y gerencia deberán realizar reuniones con las distintas áreas y puestos con el objetivo de comunicar los proyectos en los que se trabajará durante el año, dando a conocer los beneficios que se podrán conseguir al alcanzar los resultados esperados. Los niveles operativos deben comprender el motivo de los cambios que se desean impulsar, de esta forma serán los aliados para que los proyectos sean exitosos durante su ejecución.
5- La dirección en conjunto con el área de RRHH deberán pensar un sistema de remuneración por alcance de objetivos definidos en cada proyecto. Esta acción logrará motivar al personal para que
6- Es fundamental definir una estructura de trabajo que tenga como función la coordinación y seguimiento de los proyectos, dando soporte en herramientas y metodologías relacionados a la mejora continua, capacitando al personal en estas cuestiones y generando reuniones de avance.
7- Deberán capacitarse a las personas que tomarán el rol de coordinadores y facilitadores en metodologías Kaizen, Lean Manufacturing, Six Sigma, debido a que serán los consultores internos de la organización durante el desarrollo de cada proyecto.
8- En algunas situaciones será conveniente alinear al gremio a ciertas decisiones que se deban tomar y requieran de cambios en las formas de trabajo habituales.
9- Los líderes y gerentes deberán desarrollar habilidades blandas para ser impulsores del cambio, fomentando un buen clima laboral, trabajo en equipo, motivación del personal, buena comunicación y adaptación al cambio.
10- Se deberá estructurar e implementar un sistema de gestión de documentos que den soporte a la implementación de proyectos de mejora, a través de la instrumentación de manuales, procedimientos, instructivos, mapas de procesos, hojas de consigna, etc.
Si no se consideran los conceptos mencionados anteriormente para comenzar a trabajar en un ámbito de mejora continua, cualquier proyecto que se desee implementar por mas brillante que sea tendrá alta probabilidad de fracaso porque cualquier iniciativa relacionada al cambio cultural de una empresa lo primero que genera es resistencia por parte de las personas. Por esto mismo el cambio deberá hacerse de forma gradual, metódica, desde la alta dirección hacia los niveles mas bajos, y siguiendo los principios mencionados anteriormente y considerando que los resultados no aparecen inmediatamente, sino que requieren de un proceso.
